Informationen zum Datenschutz

Damit Sie den Überblick behalten

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie über unseren Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten und über Ihre Rechte nach der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Verantwortlich für die Datenverarbeitungen ist (wenn nachfolgend nicht anders angegeben) das Leibniz-Institut für Virologie (nachfolgend als „wir“ oder „uns“ bezeichnet). 

Unsere Datenschutzhinweise bestehen aus zwei Teilen. In Teil A erhalten Sie allgemeine Informationen zum Datenschutz bei uns und erfahren unter anderem, welche Rechte Sie haben und wo Sie diese geltend machen können. Teil B widmet sich den verschiedenen Betroffenengruppen und erläutert detailliert, welche Daten wir über Sie erheben und verarbeiten. Dabei adressieren wir Sie in Ihrer Rolle als:

a. Besucher*innen unserer Websites;
b. Newsletter-Abonnent*innen;
c. Ansprechpersonen bei Dienstleistern, Lieferanten und Geschäftspartnern;
d. Veranstaltungsbesucher*innen
e. Journalist:innen/Pressevertreter*innen;
f. Spender*innen;
g. Bewerber*innen;
h. Social-Media-Besucher*innen.

A. Allgemeine Angaben

1. Unsere Kontaktdaten

Wenn Sie Fragen oder Anregungen zu diesen Informationen haben oder Ihre Rechte geltend machen möchten, richten Sie Ihre Anfrage bitte an:

Leibniz-Institut für Virologie
 - Stiftung bürgerlichen Rechts -
Martinistraße 52
20251 Hamburg

2. Auf welcher Basis verarbeiten wir Ihre Daten?

Der datenschutzrechtliche Begriff „personenbezogene Daten“ bezeichnet alle Informationen, die sich auf einen bestimmten oder bestimmbaren Menschen beziehen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten unter Beachtung der einschlägigen Datenschutzvorschriften, insbesondere der DSGVO und des BDSG. Eine Datenverarbeitung durch uns findet nur auf der Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis statt. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO), zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei Sie sind oderauf Ihre Anfrage zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO), zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO) oder wenn die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). 

Wenn Sie sich auf eine offene Stelle in unserem Institut bewerben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten außerdem zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 Abs. 1 S. 1 BDSG).

3. Ihre Rechte

Sie bestimmen über Ihre Daten! Als betroffene Person haben Sie deshalb das Recht, uns gegenüber Ihre Betroffenenrechte geltend zu machen. Dabei haben Sie im Rahmen der für Sie geltenden Datenschutzgesetze die folgenden Rechte:

• Sie haben nach Maßgabe des Art. 15 DSGVO und § 34 BDSG das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob und gegebenenfalls in welchem Umfang wir personenbezogene Daten zu Ihrer Person verarbeiten oder nicht.
• Sie haben das Recht, nach Maßgabe des Art. 16 DSGVO von uns die Berichtigung Ihrer Daten zu verlangen.
• Sie haben das Recht, nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO und § 35 BDSG von uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Sie haben das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einschränken zu lassen.
• Sie haben das Recht, nach Maßgabe des Art. 20 DSGVO die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln.
• Sofern Sie uns eine gesonderte Einwilligung in die Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese Einwilligung nach Maßgabe des Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit widerrufen. Durch einen solchen Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die bis zum Widerruf aufgrund der Einwilligung erfolgt ist, nicht berührt.
• Wenn Sie der Ansicht sind, dass eine Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Bestimmungen der DSGVO verstößt, haben Sie nach Maßgabe des Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.

Sie haben nach Maßgabe des Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht, gegen Verarbeitungen, die auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchst. e oder f DSGVO beruhen, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einzulegen. Sofern durch uns personenbezogene Daten über Sie zum Zweck der Direktwerbung verarbeitet werden, können Sie gegen diese Verarbeitung gem. Art. 21 Abs. 2 und Abs. 3 DSGVO Widerspruch einlegen.

Wenn Sie Ihre Rechte gemäß den Art. 15 bis 22 DSGVO ausüben, verarbeiten wir die übermittelten personenbezogenen Daten zum Zweck der Umsetzung dieser Rechte durch uns und um den Nachweis hierüber erbringen zu können. Zum Zweck der Auskunftserteilung und deren
Vorbereitung gespeicherte Daten werden wir nur für diesen Zweck sowie für Zwecke der Datenschutzkontrolle verarbeiten und im Übrigen die Verarbeitung nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO einschränken.

Diese Verarbeitungen beruhen auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO i.V.m. Art. 15 bis 22 DSGVO und § 34 Abs. 2 BDSG.

4. Wo verarbeiten wir Ihre Daten?

Grundsätzlich verarbeiten wir Ihre Daten auf Europäischen Servern mit den höchsten Sicherheitsstandards. Bei der Erbringung unserer Leistung werden wir von externen Dienstleistern unterstützt, an die wir Ihre Daten senden. Einige Datenverarbeitungen können mit der Übermittlung bestimmter personenbezogener Daten in Drittländer, also Länder, in denen die DSGVO nicht geltendes Recht ist, verbunden sein. Eine solche Übermittlung erfolgt in zulässiger Weise, wenn die Europäische Kommission festgestellt hat, dass in einem solchen Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau geboten ist. Dies gilt für alle Übermittlung an Länder dieser Auflistung: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/internationaldimension-data-protection/adequacy-decisions_en.
Wenn ein solcher Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nicht vorliegt, erfolgt eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland nur beim Vorliegen geeigneter Garantien gem. Art. 46 DSGVO oder wenn eine der Voraussetzungen des Art. 49 DSGVO gegeben ist.

Sofern kein Angemessenheitsbeschluss vorliegt und im Folgenden nichts anderes angegeben ist, verwenden wir für die Übermittlung personenbezogener Daten vom Geltungsbereich der DSGVO in Drittländern als geeignete Garantien die EU- Standarddatenschutzklauseln. Sie haben die Möglichkeit, diese EU-Standarddatenschutzklauseln in Kopie zu erhalten oder einzusehen. Bitte wenden Sie sich dazu an die unter Kontakt angegebene Adresse.

Sofern Sie in die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten einwilligen, erfolgt die Übermittlung auf der Rechtsgrundlage des Art. 49 Abs. 1 Buchst. a DSGVO.

5. An wen und warum geben wir Ihre personenbezogenen Daten weiter?

Um unsere Leistungen zu erbringen und als Stiftung agieren zu können, bedienen wir uns diversen externen Unternehmen, an die wir in einigen Fällen personenbezogenen Daten übermitteln. Sofern bei einigen Betroffenengruppen weitere spezifische Empfänger personenbezogene Daten
enthalten, informieren wir Sie darüber in Teil B.

• Hostinganbieter: Wir beauftragen zertifizierte Dienstleister zum Hosting unserer Daten, die über höchste Sicherheitsstandards verfügen.
• IT-Dienstleister und SaaS-Anbieter: Wir beanspruchen die Leistungen von diversen Service-Anbietern, die uns als Auftragsverarbeiter unterstützen und unsere Prozesse vereinfachen und optimieren, darunter etwa Dienstleister zur Verwaltung und Abwicklung des Newsletterversandes und zur Abwicklung von Bewerbungen.
• Verwaltung und Behörden: Zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften oder zur Beantwortung gerichtlicher Anordnungen oder anderer ähnlicher behördlicher Aufforderungen können weitere Übermittlungen stattfinden. Darunter fallen auch Übermittlungen an die Finanzverwaltung sowie an Steuerberatungs-/Wirtschaftsprüfungsgesellschaften.

6. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Sofern sich aus den folgenden Hinweisen nichts anderes ergibt, speichern wir die Daten nur solange, wie es zur Erreichung des Verarbeitungszwecks oder für die Erfüllung unserervertraglichen oder gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Solche gesetzlichen Aufbewahrungspflichten können sich insbesondere aus handels- oder steuerrechtlichen Vorschriften ergeben. Ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Daten erhoben wurden, werden wir solche personenbezogenen Daten, die in unseren Buchhaltungsdaten enthalten sind, für zehn Jahre aufbewahren und in Handelsbriefen und Verträge vorhandene personenbezogene Daten für sechs Jahre aufbewahren. Im Übrigen werden wir Daten im Zusammenhang mit nachweispflichtigen Einwilligungen sowie mit Reklamations- und Forderungsansprüchen für die Dauer der gesetzlichen Verjährungsfristen aufbewahren. Für Werbezwecke gespeicherte Daten werden wir löschen, wenn Sie der Verarbeitung zu diesem Zweck widersprechen.

7. Wie verwenden wir „Cookies“ und andere Tracking-Technologien?

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien auf unseren Websites. Mehr Informationen darüber, wie wir diese Technologien verwenden, haben wir in unseren Cookie-Bannern zusammengestellt. Der Banner ist über den Link „Datenschutzeinstellungen“ im Footer unserer Websites aufrufbar. Dort finden Sie auch eine Liste anderer Unternehmen, die Cookies auf unseren Websites platzieren und Daten auf Basis Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO verarbeiten, eine Liste von Cookies, die wir platzieren, und eine Erklärung, wie Sie bestimmte Arten von Cookies ablehnen können.

8. Wie können Sie unseren Datenschutzbeauftragten erreichen?

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter folgenden Kontaktdaten:
Arne Düsedau
c/o
Leibniz-Institut für Virologie
Martinistraße 52, 20251 Hamburg
Bitte aktivieren Sie JavaScript, um diesen Link anzuzeigen!

B. Besonderer Teil – Wie und wozu wir Ihre Daten verarbeiten

a. Besucher*innen unserer Website

1) Wir verarbeiten pseudonyme Informationen über das Gerät und den Browser, das bzw. den Sie verwenden, Server-Log-Files, Ihre Netzwerkverbindung und Ihre IP-Adresse zu folgenden Zwecken:

• Gewährleistung der Sicherheit, Betriebsfähigkeit und Stabilität unserer Websites einschließlich der Abwehr von Angriffen;
• Einbindung von Drittinhalten, wie zum Beispiel Videos oder andere Medieninhalte;
• Einholen und Verwalten Ihrer Einwilligungen über unser Consent Management Tool.

Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) DSGVO an der einwandfreien Funktionalität und Stabilität der Website oder eine Einwilligung zur Datennutzung für das Anzeigen von Drittinhalten.

2) Wir verarbeiten Informationen darüber, wie Sie sich auf der Website verhalten. Das beinhaltet die IP-Adresse sowie User-IDs, die teilweise von Drittanbietern vergeben werden und erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Reichweitenmessung und Analyse des Verhaltens der Besucher:innen zur Optimierung unserer Websites, Steigerung der Kund:innenzufriedenheit und
  Fehleranalyse.

Rechtsgrundlage: Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a) DSGVO, die wir über den Consent-Banner auf unserer Website einholen und die Sie über den den Link „Datenschutzeinstellungen“ im Footer der Website jederzeit widerrufen oder anpassen können.

3) Wir verarbeiten Daten, die Sie uns in Kontaktformularen über sich oder das Unternehmen, in dem Sie tätig sind, zur Verfügung stellen, wie z. B. Ihren Namen, Ihre EMail-Adresse zu folgenden Zwecken:

• Support und Kommunikation;
• Beantwortung von Anfragen.

Rechtsgrundlage: Sofern sich Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrages mit uns richtet, ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Ansonsten verarbeiten wir die Daten aufgrund unseres berechtigten Interesses, mit anfragenden Personen in Kontakt zu treten. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist dann Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

b. Newsletter-Abonnent*innen

1) Wir verarbeiten Name und Kontaktdaten, die Sie uns bei der Anmeldung zu unserem Newsletter mitteilen zu folgenden Zwecken:

• Versand von personalisierten Werbemailings mit Informationen und Updates zu aktuellen Themen rund um die Forschungseinrichtung und unsere Forschungsarbeit;
• Verifizierung Ihrer E-Mail-Adresse über das Double-Opt-In Verfahren.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitungen im Zusammenhang mit unserem Newsletter ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a) DSGVO, die Sie jederzeit widerrufen können, in dem Sie sich an die oben genannten Kontaktdaten wenden oder den Abmelde-Link verwenden.

c. Ansprechpersonen bei Dienstleister/ Lieferanten/ Geschäftspartnern

1) Wir verarbeiten Daten, die Sie uns über sich und das Unternehmen, in dem Sie tätig sind, zur Verfügung stellen, wie z. B. Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Telefonnummer für folgende Zwecke:

• Erfüllung des Vertrages mit dem Unternehmen, in dem Sie tätig sind (das beinhaltet die Vertragsverwaltung, Dokumentationen zur laufenden Zusammenarbeit, Abrechnungen und Kommunikation).

Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) DSGVO an der Erfüllung des Vertrages zwischen dem Unternehmen, in dem Sie tätig sind und uns.

d. Veranstaltungsbesucher*innen

1) Wenn Sie bei uns eine Veranstaltung besuchen, verarbeiten wir Daten, die Sie uns über sich zur Verfügung stellen, wie z. B. Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Details zur Anwesenheit und Ihre Anmerkungen für folgende Zwecke:

• Planung und Durchführung der jeweiligen Veranstaltung;
• Versand von Informationen zu oder im Nachgang an die Veranstaltung.

Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) DSGVO und Erfüllung des Vertrages nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b) DSGVO.

e. Journalist:innen/Pressevertreter*innen

1) Wenn Sie sich für unseren E-Mail-Verteiler angemeldet haben, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten zu folgendem Zweck:

• Zusendung von Pressemitteilungen mit aktuellen Informationen des Leibniz-Instituts für Virologie.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitungen ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a) DSGVO, die Sie jederzeit widerrufen können, in dem Sie sich an die oben genannten Kontaktdaten wenden.

f. Spender*innen

1) Wenn Sie sich bei uns als Spender:in registrieren und Mitglied unseres Fördervereins werden, verarbeiten wir Daten, die Sie uns über das Anmeldeformular zur Verfügung stellen, wie z. B. Ihren Namen, Anschrift, Kontaktdaten, Mitgliedsbeitrag für folgende Zwecke:

• Verwaltung der Mitgliedschaft gemäß Satzung;
• Erhebung der Mitgliedsbeiträge oder Spenden.

Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) DSGVO und Erfüllung des Vertrages nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b) DSGVO.

g. Bewerber*innen

1) Daten, die Sie uns im Zuge Ihrer Bewerbung bereitstellen oder die uns eine Personalvermittlungsagentur von Ihnen übermittelt. Hierbei handelt es sich um Angaben zu Ihrem Lebenslauf, Ihrem bisherigen Werdegang und weiteren Daten, die wir zu
folgenden Zwecken verarbeiten:

• Feststellung, ob eine Beschäftigung in Frage kommt;
• Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses.

Rechtsgrundlage: Vertragsanbahnung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b) DSGVO und § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG.

• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder Abwehr von Rechtsansprüchen.

Rechtsgrundlage: Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. c) DSGVO.

• Aufnahme in unseren Talent-Pool zur späteren erneuten Kontaktaufnahme, wenn vorerst kein Beschäftigungsverhältnis zustande kommt.

Rechtsgrundlage: Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a) DSGVO, die Sie jederzeit widerrufen können, in dem Sie sich an die oben genannten Kontaktdaten wenden.

Sollten wir Ihnen keine Beschäftigung anbieten können, werden wir die von Ihnen übermittelten Bewerbungsunterlagen bis zu sechs Monate nach einer etwaigen Ablehnung für den Zweck aufbewahren, Fragen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung
und Ablehnung zu beantworten. Dies gilt nicht, sofern gesetzliche Bestimmungen einer Löschung entgegenstehen, die weitere Speicherung zum Zwecke der Beweisführung erforderlich ist oder Sie einer längeren Speicherung ausdrücklich zugestimmt haben.

h. Social-Media-Besucher*innen

1) Verantwortlichkeit der Social-Media-Anbieter
Wenn Sie unsere Social-Media-Seiten (Facebook, Instagram, LinkedIn, X, YouTube) besuchen, auf denen wir unser Unternehmen präsentieren, werden bestimmte Informationen über Sie als Besucher*in verarbeitet.

Weitere Informationen:
Facebook und Instagram:

• Datenschutzrichtlinie von Meta Platforms Ireland Limited
• Opt-out-Option

LinkedIn: Datenschutzrichtlinie von LinkedIn Ireland Unlimited Company
X: Weitere Informationen dazu finden Sie in der Datenschutzrichtlinie
YouTube: Datenschutzerklärung und Nutzungsbedingungen von Google

2) Gemeinsame Verantwortlichkeit der Social-Media-Anbieter und dem Leibniz-Institut für Virologie (gemeinsam Verantwortliche)
Die Social-Media-Anbieter erheben und verarbeiten Eventdaten und senden uns anonymisierte Statistiken und Daten für unsere Seiten, die uns helfen, Erkenntnisse über die verschiedenen Aktivitäten zu gewinnen, die Besucher:innen auf unserer Seite
durchführen (sogenannte “Seiten Insights”). Diese Seiten Insights werden auf der Grundlage bestimmter Informationen über Personen erstellt, die unsere Seite(n) besucht haben.

Weitere Informationen:
Facebook und Instagram:

• Joint Controller Agreement
• Betroffenenrechte können auch gegenüber Meta geltend gemacht werden. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Datenschutzrichtlinie.

LinkedIn:

•  Joint Controller Agreement
• Betroffenenrechte können über dieses Kontaktformular bei LinkedIn geltend gemacht werden. Sie können den Datenschutzbeauftragten von LinkedIn über diesen Link kontaktieren.
• LinkedIn und wir haben vereinbart, dass die irische Datenschutzkommission die zuständige Aufsichtsbehörde ist, die die Verarbeitung von Seiten Insights überwacht. Sie können Ihre Beschwerde bei der irischen Datenschutzkommission
  (siehe www.data protection.ie) oder bei einer anderen Aufsichtsbehörde einreichen.
   

3) In Verantwortlichkeit des Leibniz-Instituts für Virologie
Wir verarbeiten Informationen, die Sie uns über unsere Social-Media-Kanäle auf der jeweiligen Social-Media-Plattform zur Verfügung gestellt haben. Bei diesen Informationen kann es sich um den verwendeten Namen, Kontaktinformationen oder eine Nachricht an uns handeln.
Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) DSGVO an der Kommunikation mit Interessent*innen und Follower*innen